KARYA ONE
Mengapa KaryaONE
KaryaONE
adalah Aplikasi (Software) Absensi dan Cuti berbasis web (Cloud) yang membantu
Anda untuk mengelola proses SDM secara efektif dan efisien. Hal ini kami
lakukan dengan cara memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam mengatur
administrasi HRD seperti cuti, izin, lembur dan penggajian karyawan.
Dengan aplikasi absensi karyawan semua informasi disajikan melalui dashboard yang Anda bisa gunakan untuk menganalisa kinerja SDM atau menindaklanjuti pengajuan izin, cuti, kontrak yang akan kadaluarsa dan laporan lainnya dengan akses via internet. Informasi terintegrasi secara real-time dan dapat diakses di mana saja, kapan saja melalui berbagai macam perangkat.
Selain itu, KaryaONE adalah
solusi yang terjangkau yang melayani berbagai macam pengguna dan sesuai dengan
seluruh tipe bisnis, mulai dari UKM dan UMKM sampai korporasi. Kembangkan
bisnis Anda dan kami akan berada bersama Anda untuk membantu keberhasilan Anda.
Ø Dashboard HRIS yang LenkapDashboard HRIS KaryaONE menyediakan ringkasan informasi penting yang bisa membantu pengguna untuk menganalisa kondisi secara cepat dan tepat dan melakukan tindak lanjut secara mudah. Dashboard HRIS KaryaONE terdiri dari informasi sebagai berikut:
- Jumlah dan daftar karyawan
- Jumlah dan daftar pengajuan cuti yang membutuhkan proses persetujuan
- Jumlah
dan daftar pengajuan lembur yang membutuhkan proses
persetujuan - Jumlah
dan daftar pengajuan penggantian hari cuti yang membutuhkan
proses persetujuan - Jumlah dan daftar pengajuan ijin yang membutuhkan proses persetujuan
- Jumlah dan daftar pemberian sanksi yang diberikan kepada karyawan
- Tingkat keterlambatan dan pulang lebih awal
- Daftar keterlambatan karyawan dalam hitungan menit
- Tingkat mangkir karyawan
- Persentase kehadiran, cuti, ijin dan mangkir dalam suatu periode
- Perbandingan
antara status check in tanpa checkout, checkout tanpa
checkin, check in dan check out - Ulang tahun para karyawan pada bulan berjalan
- Kontrak yang akan berakhir pada bulan berjalan
- Karyawan yang mendapatkan sanksi
- Pengajuan ijin yang belum diproses oleh atasan
- Pengajuan cuti yang belum diproses oleh atasan
Ø Basis Data HRIS & Pencarian Data Karyawan
KaryaONE
memiliki fitur Basis Data HRIS dan Pencarian Data Karyawan (Employee
Database And Query), yaitu penyajian informasi karyawan secara lengkap dan
dinamis, dan fitur pencarian yang membantu Anda untuk mencari informasi
karyawan secara mudah dan cepat.
Halaman profil karyawan memiliki informasi sebagai berikut :
- Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, keluarga dan sebagainya
- Sejarah pendidikan
- Pengalaman Kerja
- Jabatan kerja
- Aktivitas
KaryaONE memiliki fitur Migrasi Data (Data
Migration) yang membantu pengguna untuk memindahkan data spreadsheet ke
sistem. Selain itu, tersedia template yang pengguna bisa gunakan untuk
mengupload data karyawan.
Melalui template ini,
pengguna bisa memastikan bahwa data yang pengguna isi divalidasikan secara
baik. Sistem pun akan memastikan bahwa data yang diupload memang sesuai dengan
format pengisian.
Ketika
terjadi kesalahan, sistem akan memberi tahu lokasi cell spreadsheet yang
pengguna harus perbaiki. Hanya template dengan data yang telah diisi secara
benar yang dapat dimasukkan ke dalam sistem.
Jika
pengguna sudah memiliki data berbentuk spreadsheet, pengguna bisa
melakukan copy data dan melakukan paste data tersebut ke template KaryaONE.
Ø Manajemen Absensi & Kehadiran
Manajemen Absensi & Kehadiran (Absence
and Attendance Management) Pengguna dapat mengelola absensi dan kehadiran
karyawan secara mudah. Data bisa diimpor secara otomatis dari mesin absensi
seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID).
Pengajuan
cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui dashboard. Dapatkan ringkasan
kehadiran karyawan untuk berbagai macam kebutuhan, termasuk penggajian.
Hal ini berarti perusahaan Pengguna
tidak perlu lagi menggunakan absen manual seperti kartu absensi. Pengguna juga
tidak perlu lagi mengolah data secara manual dari mesin fingerprint scanner
ke data laporan perbulan atau pertahun karena data sudah diimpor secara
otomatis.
Fitur ini juga
akan menghemat penggunaan kertas formulir yang biasa diperlukan untuk keperluan
pengajuan cuti dan izin. Karyawan bisa secara langsung mengajukan cuti atau
izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang akan
memakan waktu.
Ø Integrasi dengan Mesin Absensi
Sistem KaryaONE bisa diintegrasikan dengan mesin
absensi seperti Fingerprint Scanner dan Kartu akses RFID, sehingga
proses absensi karyawan bisa menjadi lebih cepat dan akurat.
Departemen SDM tidak perlu lagi
mengisi waktu masuk dan pulang karyawan secara manual. Mesin absensi bisa
berfungsi secara mandiri dan sistem akan mengambil data secara otomatis dari
alat mesin absensi.
Ø Manajemen Cuti
KaryaONE memiliki fitur manajemen cuti (leave
management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan cuti
yang diajukan oleh karyawan Anda.
Melalui
daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti tersebut.
Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan
cuti tersebut.
Pengajuan
cuti yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin
departemen SDM. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara
otomatis oleh sistem. Cuti bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari
atau sehari penuh.
Fitur cuti KaryaONE juga memungkinkan
dilakukannya pengajuan cuti untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal
ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi
informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.
Ø Manajemen Izin
KaryaONE memiliki fitur manajemen izin (permission
management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan izin
yang diajukan oleh karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau
bahkan menolak pengajuan izin tersebut.
Anda pun
bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan izin
tersebut. Pengajuan izin yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu
diproses oleh admin departemen SDM.
Apabila
izin tidak disetujui baik oleh atasan ataupun admin departemen SDM, karyawan
berhak mengambil cuti atau berubah menjadi cuti tidak berbayar. Jatah cuti yang
telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Izin bisa
berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.
Fitur izin KaryaONE juga memungkinkan
dilakukannya pengajuan izin untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal
ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi
informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.
Ø Multi Shifts
KaryaONE memungkinkan pengguna untuk membuat
jadwal shift yang sesuai dengan jam operasional perusahaan pengguna. Pengguna
bisa menentukan jam kerja berdasarkan hari, jam masuk dan pulang, kapan
dimulainya jam istirahat dan durasi jam istirahat tersebut.
Tidak ada batasan jumlah untuk shift
yang dibuat. Waktu kerja dalam shift akan tersinkronisasi dengan skema lembur (overtime
scheme) dan absensi.
Ø Skema Lembur
Dengan fitur Skema Lembur (Overtime
Scheme), KaryaONE memberikan perusahaan kemudahan dalam
menangani sistem lembur. Data absensi dan kehadiran setiap karyawan tercatat
dan dapat dikelola.
Semua
data secara otomatis langsung terimpor dari mesin fingerprint scanner ke
aplikasi KaryaONE.
Karyawan dapat mengajukan lembur langsung
melalui dashboard KaryaONE secara online. Keseluruhan data ini kemudian bisa
Anda gunakan untuk beragam keperluan, termasuk penggajian.
Ø Pelaporan
KaryaONE menyediakan berbagai macam laporan
yang Anda bisa lihat melalui dashboard dan halaman profil karyawan. Laporan
tersebut pun bisa Anda unduh dari sistem (dari tanggal cut-off ke tanggal
cut-off). Laporan tersebut meliputi:
- Ringkasan absensi
- Cuti dan izin
- Payroll karyawan
Ø
Payroll, BPJS & PPh
21
KaryaONE memungkinkan pengguna untuk
menampilkan slip gaji karyawan dan mengunduhnya dalam bentuk laporan keuangan
yang pengguna bisa gunakan untuk penggajian.
Template
laporan bisa digunakan sebagai instruksi untuk melakukan pembayaran secara
otomatis melalui aplikasi keuangan perbankan. Tampilan Pay Slip memungkinkan
pengguna untuk melakukan penyesuaian untuk jumlah gaji yang harus dibayarkan
kepada karyawan.
KaryaOne
memiliki fitur dimana pengguna bisa menghitung pajak PPh 21 yang perlu dibayar
oleh karyawan perusahaan, baik dengan menggunakan metode Gross Up ataupun Net.
Apapun cara yang dipilih, pengguna bisa melakukan perubahan untuk perhitungan
pajak yang dilakukan oleh aplikasi.
Dengan
demikian, informasi potongan pajak yang dihitung oleh aplikasi (dan yang
dibayarkan oleh perusahaan) bisa diberikan kepada karyawan ketika karyawan
harus melakukan pembayaran pajak tahunan (pengisian formulir A1).
KaryaOne juga memiliki fitur dimana
pengguna bisa menghitung potongan BPJS yang disediakan kepada karyawan
perusahaan.
Ø Organization Structure
KaryaONE memiliki fitur dimana pengguna bisa
menyusun struktur organisasi dan menentukan hubungan atasan-bawahan antara satu
karyawan dengan karyawan lainnya. Hubungan dalam hirarki organisasi ini
menentukan hak akses untuk menyetujui atau menolak permohonan cuti atau izin.
Admin bisa secara mudah melakukan
perubahan pada bagan struktur organisasi dengan melakukan drag-anddrop
pada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak lainnya.
pada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak lainnya.
Ø Group Leave Application
Dengan fitur Group Leave
Application pada KaryaONE, seorang atasan bisa melakukan
pengajuan cuti untuk beberapa orang sekaligus. Pengajuan cuti untuk
beberapa orang bisa dilakukan oleh satu orang.
KaryaONE
memungkinkan seorang atasan untuk mengajukan cuti untuk beberapa karyawan yang
telah dikelompokkan bersama atasan tersebut.
Hal ini mengakomodasi kebutuhan
karyawan yang tidak memiliki akses komputer atau aplikasi. Misalnya, buruh
pabrik. Pengajuan cuti yang diwakili oleh orang lain membutuhkan persetujuan
dari admin departemen SDM.
Ø Group Permission Application
Aplikasi KaryaONE memiliki fitur Group Permission
Application, dimana seorang atasan bisa melakukan pengajuan izin untuk beberapa
orang sekaligus. Pengajuan izin untuk beberapa orang bisa dilakukan oleh satu
orang.
KaryaONE
memungkinkan seorang atasan untuk mengajukan izin untuk beberapa karyawan yang
telah dikelompokkan bersama atasan tersebut.
Hal ini mengakomodasi kebutuhan
karyawan yang tidak memiliki akses komputer atau aplikasi (misalnya buruh
pabrik). Pengajuan izin yang diwakili oleh orang lain membutuhkan persetujuan
dari admin departemen SDM.
Ø Absensi melalui Smartphone
Selain
menggunakan mesin absensi sebagai sarana absensi, karyawan perusahaan juga bisa
melakukan absensi melalui smartphone mereka masing-masing.
Dengan
demikian, absensi bisa dilakukan secara lebih mudah tanpa antrian panjang dan
implementasi sistem absensi menjadi lebih cepat dan mudah.
Selain itu, absensi smartphone juga
bisa digunakan sebagai sistem back-up apabila absensi melalui mesin absensi
tidak bisa dilakukan. Sebagaimana menggunakan mesin absensi, departemen SDM
tidak perlu lagi mengisi waktu masuk dan pulang karyawan secara manual.
User friendky karna:
Ø Mudah digunakan
HR Software KaryaONE mudah digunakan. Anda dapat memindahkan data dengan
menggunakan spreadsheet dan mengupload dokumen spreadhseet tersebut ke sistem
KaryaONE yang berbasis cloud. Semua kegiatan dirangkum dalam sebuah dashboard
yang menyediakan informasi statistik atau grafik mengenai seberapa baik
karyawan Anda berkinerja. Dashboard juga mempercepat Anda untuk menindaklanjuti
pengajuan cuti, izin, pembuatan kontrak baru, dan sebagainya.
Ø Menghemat waktu
Aplikasi KaryaONE bertujuan untuk membantu Anda mempersingkat
proses yang tidak perlu, sehingga menghemat waktu Anda. Semua proses yang
biasanya dilakukan secara manual dan rentan terhadap kesalahan diproses secara
otomatis melalui aplikasi. Dengan tersedianya fitur aplikasi KaryaONE seperti
integrasi data absensi, penyederhanaan proses pengajuan dan persetujuan cuti
atau izin, rekapan data kehadiran, pembuatan kontrak, Anda tidak perlu lagi
bersusah payah melakukan semua kegiatan tersebut secara manual.
Ø Efisien
Dengan HR Software KaryaONE, Anda tidak perlu lagi secara manual
memproses administrasi cuti dan izin yang diajukan karyawan. Anda hanya perlu
menyetujui atau menolak pengajuan tersebut. Demikian juga, laporan waktu
kehadiran dapat dihasilkan oleh sistem berdasarkan data yang Anda impor dari
mesin absensi Anda.
Kelebihan dan kekurangan Karya One
Kelebihan :
Ø No Paper
Mengurangi biaya penggunaan kertas dengan meniadakan kertas formulir
pengajuan cuti atau izin, formulir lembur dan sebagainya.
Ø No Delay
Pengerjaan administrasi personalia perusahaan akan terselesaikan dengan
cepat dan akurat secara otomatis.
Ø No Spreadsheet
Tidak perlu menggunakan spreadsheet dan formulir kertas untuk memelihara
dan mengembangkan basis data karyawan.
Ø Less Human Error
Berkurangnya kesalahan manusia, berkurangnya pekerjaan, dan semakin
cepat proses administrasi.
Kekurangan : sampai sekarang saya tidak bisa login
di mobile appnya padahal sudah register
Database dan Bahasa
pemrograman KaryaOne