PERANAN IT
DALAM PERUSAHAAN
Saat ini penerapan teknologi
informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam
upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan
dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh
selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang
dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa
diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi
Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur
Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang
dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
·
Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai
aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis
data, network management dan lain-lain.
·
Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi
Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya
Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan
lain-lain.·
·
Aplikasi Teknologi Informasi yang
sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan
proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi
Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah
mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa
menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi
departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang
sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut,
memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa
besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi
antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi
Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan
Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya
menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi
dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan
perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning
(ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem
manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di
perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi
IT di perusahaan tersebut, misalnya :
1.
Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini
mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2.
Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi,
yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila
waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian
rupiah.
3.
Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT
maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan
menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat
besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan
kehilangan banyak order.
4.
Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat
baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah
dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5.
Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua
kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam
merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi
perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan
biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat
menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun
manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan
perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk
mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda
dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan
Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan
kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan
muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem
Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya
sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama
berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari
ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada
diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan
lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan
mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai
katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan
pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan
dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi
untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
· Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi
informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa
tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan
dalam menghadapi keluhan pelanggan.
· Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan
berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan
mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.
Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke
bagian pelayanan order.
· Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara
langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
· Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis
merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi
adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan.
Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan,
tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut
bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new
realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir
yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu
arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep
e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty,
dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT
tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem
Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan
proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan,
semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada
saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan
dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana
yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan
antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan
melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat
dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil
terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya
pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan
antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif
harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk
mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi
menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri.
Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT.
Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan
bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan
framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang
eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan
pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk
melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk
memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah
sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi
yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk
melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia
bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi
perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan
performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin
berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut
manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung
kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam
bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya
Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI
yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan
zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi
menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler,
Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya
untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang
dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan
sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi
dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung
perusahaan/organisasi di level
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka
panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam
rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus
dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
REFERENSI:
